Sekilas Tentang Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint adalah platform web application yang dikembangkan oleh Microsoft dengan fitur utama untuk Content Management dan Document Management, namun kemudian pada perkembangannya SharePoint lebih dari sekedar Content management dan Document Management. Menurut Wikipedia, In late 2008, the Gartner Group put SharePoint in the “leaders” quadrant in three of its Magic Quadrants (for search, portals, and enterprise content management).SharePoint is used by 78% of Fortune 500 companies. Between 2006 to 2011, Microsoft sold over 36.5 million user licences^. SharePoint 2010 lebih powerful dan memiliki banyak fitur tambahan. Jika pada SharePoint 2007 telah ada kemampuan sharing documents, creating workflows serta creating team websites, maka di SharePoint 2010 Microsoft menambahkan beberapa enhancement antara lain :

1. Interface improvement
2. Greater social capabilities
3. Deeper business intelligence
4. Advanced records and document management
5. Better integration with with other systems.
6. Improved Taxonomy and Metadata :  allows the creation and management of Meta tags across multiple sites.

Microsoft menjadikan SharePoint 2010 sebagai  business collaboration platform, a kind of one stop shop for all your information worker needs. Gambar di bawah ini menunjukkan perkembangan konsep“6 important areas pada SharePoint 2007 compared to SharePoint 2010.

Berikut adalah gambar umum tentang fitur Utama SharePoint 2010 :

1. Sites: Building and Managing Internal and External Websites Untuk menggambarkan visi SharePoint 2010 pada poin ini, dapat kita lihat pernyataan dari Tom Resing, a Microsoft Certified Master in SharePoint sbb :”SharePoint is software from Microsoft designed to make publishing on the web as easy as using Word, Excel, Access + PowerPoint.”
2. Communities: Creating a Social Collaboration Environment SharePoint memungkinkan user di perusahaan untuk melakukan aktivitas-aktivitas seperti pada Social Media, antara lain untuk membuat user profile, blog, wiki, RSS feeds, membuat groups (communities), saling memberi komentar, diskusi, tagging/bookmarking content bahkan membuat personal sites.  Tentunya bedanya adalah hal ini dilakukan di lingkungan kerja (professional workspace). Jika fitur ini dimanfaatkan dengan maksimal oleh employee dalam mendukung pekerjaan, tentunya dapat memberikan positive impact bagi perusahaan.Quote : “MOSS 2007 can connect to people within an organization to any personalized sites.”
3. Content: Managing Your Documents, Information and Records Content dan Record di SharePoint terintegrasi dengan MS Office environment. SharePoint 2010 tak lagi sekedar document storage system namun telah mengarah kepada collaborative working environment.
4. Searching Ada 2 level searching pada SharePoint , yaitu 1). Standar searching (yang telah mengalami enhancement disbanding SharePoint 2007) 2). FAST search, dengan kemampuan yang lebih disbanding standar searching. Lebih jauh tentang FAST Search mungkin akan ditulis pada artikel yang berbeda.
5. Insight Dengan adanya fitur ini, maka user dapat melakukan kegiatan gathering dan analisi data, antara lain dengan kemampuan untuk membuat dashboards, scorecards dan view lainnya. Dimungkinkan juga untuk membuat web-based report atau melakukan analisa terhadap berbagai macam informasi dari system lain.
6. Composites: Integrating Your Business Systems Dengan SharePoint dimungkinkan untuk membuat web-based form yang akan mengupdate database pada SharePoint maupun external database. SharePoint 2010 dapat melakukan view maupun update external data dengan menggunakan Business Connectivity Services (BCS).

Bagaimana dengan Metadata dan Taxonomy Management? Metadata dan Taxonomy Management adalah kemampuan yang tidak dimiliki oleh SharePoint 2007. Referensi lengkapnya dapat dibaca di sini : http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee559337%28office.14%29.aspx SharePoint 2010 mendefinisikan istilah term, managed term, managed keyword, enterprise keyword dll, sesuai dengan kebutuhan penggunaannya. Manage keyword dalam hal ini adalah tags, sehingga dengan demikian SharePoint 2010 pada dasarnya tidak hanya manage taxonomy tapi juga folksonomy (user defined taxonomy). Term yang telah didefinisikan tersebut kemudian dapat digunakan dalam metadata management (dengan menggunakan kolom managed metadata) dan taxonomy Management. Beberapa manfaat fitur metadata dan taksonomy management :

1. Penggunaan terminology yang lebih konsisten, mengingat metadata dan term telah didefiniskan sebelumnya oleh authorized user, dengan demikian dapat meningkatkan degree of confidence.
2. Meningkatkan kualitas hasil pencarian
3. Dinamic Metadata Behaviour. Singkatnya begini, penggunaan term akan membantu supaya SharePoint 2010 item tetap sinkron dengan perubahan pada bisnis proses. Hal ini dimungkinkan karena jika terdapat perubahan istilah/penamaan pada sebuah object, yang perlu diubah hanyalah terminology/term pada object tersebut